Ön Muhasebe & Cari Takip Sistemi

Önce bir şeyi netleştirelim: bu, mali müşavirinizin yerine geçmez

Bu ayrımı baştan yapmak önemli, çünkü sektörde sık karıştırılıyor. Resmi muhasebe — defter tutma, beyanname, yasal bildirimler — mali müşavirinizin işidir ve öyle kalmalıdır. Ön muhasebe ise işletmenin günlük finansal nefesidir: kim ne kadar borçlu, kasada ne var, hangi fatura tahsil edilmedi, bu ay ne kadar tahsilat bekliyoruz.

Bu iki alan farklıdır ve ön muhasebe genellikle sahipsiz kalır. İşletme sahibi kafasında tutar, bir kısmı Excel'de, bir kısmı deftere yazılıdır, gerisi tahsilat yapan kişinin hafızasındadır. Ay sonu mali müşavire giden veri de bu dağınıklıktan derlenir. Kurduğumuz sistem tam olarak bu boşluğu doldurur — müşavirinizin işini de kolaylaştırır, çünkü ona düzenli ve doğru veri gider.

Neler yapabilirsiniz?

Cari hesap takibi

Her müşteri ve tedarikçi için tek bir hesap: borç, alacak, güncel bakiye ve tüm hareket geçmişi. "Bu firma bana ne kadar borçlu" sorusu tek ekranda cevaplanır. Vadesi geçmiş alacaklar ayrıca listelenir — tahsilat takibinin en çok işe yarayan ekranı budur ve çoğu işletmede doğrudan nakit akışına yansır.

Fatura ve irsaliye

Satış ve alış faturaları, iade ve iskonto işlemleri, vade takibi. Kesilen her belge cariye otomatik işlenir; ayrıca bir yere kaydetmeniz gerekmez. e-Belge süreçleri için entegratörünüzle bağlantı kurulabilir (yapılabilirliği önceden inceliyoruz).

Tahsilat ve ödeme

Nakit, havale, kredi kartı ve çek-senet ile yapılan tahsilat ve ödemeler kaydedilir. Vadesi yaklaşan çekler ve senetler önceden uyarı verir — "çek bugün ödenecekmiş" sürprizi ortadan kalkar. Kasa ve banka hesapları ayrı ayrı izlenir.

Kasa ve nakit akışı

Günlük kasa hareketleri, kasa devri ve nakit akış görünümü. Önümüzdeki haftalarda ne kadar tahsilat bekleniyor, ne kadar ödeme çıkacak — bu tablo, işletmenin en kritik ama en az bakılan verisidir. Sistem bunu otomatik üretir.

Stok bağlantısı (opsiyonel)

Ürün satan işletmelerde fatura ile stok birlikte çalışmalıdır: satış yapıldığında stok düşmeli, alış yapıldığında artmalıdır. Kapsamlı stok ve sipariş yönetimi gerekiyorsa mağaza yönetim sistemimiz bu işi çok daha geniş biçimde yapar; ikisi birlikte de kurgulanabilir.

Raporlama

Cari bakiye listeleri, vadesi geçmiş alacaklar, tahsilat performansı, dönemsel gelir-gider özeti, kasa raporları. Amaç sayfalarca rapor üretmek değil; işletme sahibinin sabah bakıp durumu anlayacağı birkaç ekran kurmaktır.

Teklif → sipariş → tahsilat: alacak takibini tek zincire bağlamak

Küçük ve orta ölçekli işletmelerde en sık kaybolan şey para değil, paranın takibidir: teklif verilir, iş yapılır, fatura kesilir, sonra "bu tahsil edildi mi?" sorusu kimsede değildir. Sistem bu zinciri tek akış olarak kurar: teklif kabul edilince sipariş ve cari kaydı açılır, faturalanınca alacak oluşur, vadesi yaklaşınca hatırlatma düşer, tahsilat girilince kapanır. Teklife kadar olan satış görüşmelerini CRM yönetir; kabulden sonraki para tarafı buradadır — iki sistem bağlantılı çalışır, aynı bilgi iki kez girilmez. Online tahsilat almak isteyen işletmelerde ödeme adımı sanal POS entegrasyonuyla zincire eklenir.

Excel'den ne zaman çıkmalı?

Excel'i küçümsemiyoruz — çok sayıda işletme için gerçekten yeterlidir ve gereksiz yere yazılıma geçmeyi önermiyoruz. Ancak şu belirtiler görünmeye başladıysa Excel sınırına gelinmiştir:

• Aynı dosyayı birden fazla kişinin güncellemesi gerekiyor ve sürüm karışıyor
• Bir müşterinin bakiyesini bulmak için birkaç dosyayı birleştirmek gerekiyor
• Formül bozulmasından kaynaklanan hatalı tutarlar yaşandı
• Vadesi geçen alacaklar ancak müşteri aradığında fark ediliyor
• Geçmişte kimin ne değiştirdiği bilinemiyor

Bu maddelerin çoğu sizde varsa, geçişin maliyeti kısa sürede geri döner — genellikle takip edilemediği için geç tahsil edilen alacaklardan.

Nasıl kuruluyor?

Keşifle başlıyoruz: fatura ve tahsilat düzeniniz, vade kurallarınız, cari yapınız, kimin neyi görmesi gerektiği. Ardından mevcut verileriniz (cari kartlar, açık bakiyeler, ürün listesi) aktarılır — bu aşama aynı zamanda yıllar içinde birikmiş mükerrer kayıtları temizlemek için iyi bir fırsattır. Kurulum sonrası ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veriyoruz.

Sistem tek başına çalışır; ancak CRM ile birleştiğinde satış ekibi cari bakiyeyi görür, mağaza yönetimiyle birleştiğinde stok ve fatura tek akışa girer. Mali müşavirinizle çalışma düzeninizi de gözeterek kuruyoruz — nitekim mali müşavirlik ofislerine de hizmet veriyoruz.

İşletmenizde nasıl çalışacağını konuşmak ve size özel demo görmek için aşağıdan bilgilerinizi bırakın.