Randevu & Rezervasyon Sistemi

Randevu defteri, işletmenin en kırılgan yeri

Randevuyla çalışan işletmelerde takvim, cironun kendisidir. Ama çoğu yerde bu takvim hâlâ bir deftere, bir Excel dosyasına ya da telefonu açan kişinin dikkatine emanettir. Bunun görünmeyen bir maliyeti vardır: mesai dışında arayan müşteri randevu alamaz ve başka yere gider; aynı saate iki kişi yazılır; telefonu açan kişi izne çıkınca takvim kimsenin okuyamadığı bir nesneye dönüşür; ve en pahalısı, randevusunu unutan müşteri gelmez — o saat boş kalır, geri kazanılmaz.

Randevu sistemi bu kırılganlığı ortadan kaldırır. Müşteri, size ulaşmadan, gece yarısı bile uygun saati görüp yerini alır. Sistem hatırlatmayı kendisi gönderir. Takvim tek ve güncel bir yerde durur; kim ne zaman nerede, herkes görür. Telefon trafiği azalır, boş kalan saat azalır.

Neler yapabilirsiniz?

Online randevu ve gerçek müsaitlik

Müşteri hizmeti seçer, gerçek müsaitliğinize göre oluşturulmuş takvimi görür ve boş bir saati alır. Dolu saatler hiç gösterilmez, çift randevu imkânsız hale gelir. Çalışma saatleriniz, öğle arası, tatil günleri ve hizmet süreleri sisteme tanımlıdır; takvim bunlara göre kendini kurar.

Otomatik hatırlatma

Randevudan belirlediğiniz süre önce müşteriye otomatik hatırlatma gider (SMS ve/veya e-posta). Gelmeyen müşterinin en yaygın sebebi kötü niyet değil, unutmadır — hatırlatma bu sebebi ortadan kaldırır. Mesaj metni ve zamanlaması sizin belirlediğiniz gibidir. SMS altyapısı kurulumunu da biz yapıyoruz.

İptal ve erteleme

Müşteri tek tıkla iptal veya erteleme yapabilir. Bu kulağa "iptali kolaylaştırmak" gibi gelse de gerçekte kazandırır: erken iptal edilen saat yeniden satılabilir, hiç haber vermeden gelinmemesinden çok daha iyidir. İptal kuralları (kaç saat öncesine kadar) sizin politikanıza göre tanımlanır.

Personel ve kaynak takvimi

Her personelin kendi takvimi, kendi çalışma saatleri ve verebildiği hizmetler tanımlanır. Oda, koltuk, masa, kort gibi kaynaklar ayrıca takip edilir. Sistem, hem doğru kişinin hem gerekli kaynağın aynı anda boş olduğu saatleri gösterir; çakışma yapısal olarak engellenir.

Müşteri geçmişi

Her müşterinin geçmiş randevuları, aldığı hizmetler ve notlar kayıtlıdır. Kim ne zaman geldi, ne yapıldı, hangi notlar düşüldü — hepsi bir arada. Bu kayıt zamanla işletmenin en değerli varlıklarından birine dönüşür ve müşteri takip sistemiyle birleştiğinde çok daha güçlü çalışır.

Raporlama

Doluluk oranı, en yoğun gün ve saatler, personel bazlı randevu sayısı, iptal ve gelmeme oranları. Bu veriler mesai planlamasından personel alımına kadar somut kararlar için kullanılır — "cumartesi sabahları hep doluyoruz" hissi, ölçülebilir bir bilgiye dönüşür.

Hangi işletmeler için?

• Sağlık: diş klinikleri, poliklinikler, fizyoterapi, diyetisyen, psikolog
• Güzellik ve bakım: kuaför, güzellik salonu, cilt bakımı, masaj
• Spor: ders rezervasyonu, kişisel antrenman, kort ve saha kiralama
• Veteriner klinikleri ve bakım hizmetleri
• Danışmanlık ve serbest meslek: görüşme planlaması
• Servis ve teknik hizmet: yerinde servis randevusu

Sektörünüze özel web sitesiyle birlikte kurulduğunda randevu akışı sitenin doğal bir parçası olur — diş kliniği, güzellik salonu, veteriner kliniği ve danışmanlık sayfalarımızda bu kurguyu anlattık.

Nasıl kuruluyor?

Keşifle başlıyoruz: hizmetleriniz ve süreleri, çalışma düzeniniz, personel ve kaynak yapınız, iptal politikanız. Ardından sistem bu düzene göre kurulur ve sitenize entegre edilir. Kurulum sonrası ekibinize kısa bir kullanım eğitimi veriyoruz — panelin karmaşık olmaması bizim işimiz, sizin öğrenmeye ayıracağınız zaman kısıtlı.

Sistem tek başına da çalışır, ancak asıl verimi diğer parçalarla birleştiğinde verir: mesai dışı gelen randevu sorularını yapay zekâ asistanı karşılayıp randevuya yönlendirebilir; müşteri geçmişi CRM ile birleşebilir. Hazır çözüm mü özel yazılım mı sorusunu tartıştığımız karar rehberimize de bakabilirsiniz.

İşletmenizde nasıl çalışacağını konuşmak ve size özel demo görmek için aşağıdan bilgilerinizi bırakın.